前言
在專案合作上,我認為所有的人其實都是想解決問題的,所以當一個非屬於你專業的人跑來請你做一件事情的時候,雖然你知道這個需求不合理且方式根本行不通......
但。是!
當下不要急著反對,先看看對方是誰,如果只是跟專案走向無關的人提出的就笑笑表示理解尊重感謝,建議有用就提取沒用就放生。
但如果是跟專案部門直接對接管理者和相關負責人,就一定要耐下性子的站在對方角度嘗試理解為什麼會提出這個需求。
最快的方式是直接詢問這麼做是想解決什麼問題。
很多時候這麼一問,問題就明朗了,你只需要跟提出需求的人說:
「了解,原來你是想要解決A這個問題,那麼這邊其實建議用β這個方式這麼解決就可以了喔。
你提出的α的方式可能會造成123 這些問題,如果用β的方式,我看看現在的時程安排喔,大概x時間前就可以給你看到第一版結果了,這樣可以嗎?」
通常這個時候提出需求的人就會開開心心走了,不會上升到傷害身心的對幹環節。
面對更複雜的需求的情況
如果需求在更複雜一點,除了解決方案之外,就必須在解決方上清楚加上「會造成的影響」&「所需要的資源」。
- 例子:
新的美好一天開始了。
- A負責人:「….我想用α這個方式這麼做達到這個效果B!」
- 你:「理解收到您的需求,那麼我這邊需要跟您分析討論一下。如果要到達B這個效果,目前有α跟β這兩個方式。
您提出的α的方式這麼做的話會造成1/2/3後續的影響,我會需要跟您索取✿的資源;
如果是用β的方式,會造成4/5這些影響,我會需要跟您索取❁資源,
請問您需要選擇哪種方案呢? 」
---例子中負責人可能回應
1. 「什麼?會造成這些影響喔,那還是算了。」
- ok解決。
2. 可是我記得O專案小組遇到同樣的問題可是沒有1/2/3這些後續影響啊?
- 回應:了解我會去詢問o專案小組的是怎麼解決這個問題的,詢問過後會跟你再做答覆。
- 作者補充: 這邊很有可能是你的知識盲區,也是我認為進步的關鍵點,確實有幾個問題透過跨部門跟跨領域合作會議中被解決了,所以不要急著反對是很重要的,耐下性子,頭不要抬的這麼高,一步步往前走就是了。
3. 「好,那就β吧。」
- 回應:「好的!那完成後/做完第一版會跟您報備。」
- 作者補充:實際去實行,中間一定會發生新的問題,能自行解決的就解決,不行的話就去尋求幫助,完成後記得一定跟主管報備一下,讓主管了解目前妳手上的進度在哪裡。
總結
當別人提出需求的反應:
1. 辨別提出人是誰,
判斷是需求還是建議;建議的話可聽可不聽,如果判定是一定要完成的需求的話,就進入理解問題定義問題並針對問題提出有力解決方案的模式。
2. 理解問題並定義問題
必須從甲方提出的需求去設身處地理解詢問甲方在嘗試解決什麼問題,尤其甲方非屬於自己專業的時候,更需要如此。
3. 針對問題去提出解決方案:
-依照問題去實際蒐集的資料,去根據資料預測推演未來,去腦力激盪提出解決方案。
解決方案需要含有:
1. 目標
2. 各個解決方案概述
(根據蒐集的資料去腦力激盪推演的未來而得的解決方案)
3. 各個解決方案所需要的資源
4. 各個解決方案這麼實行會造成的影響
我覺得這種應對方式其實不止運用在工作上,在日常生活中是可以運用的,很多時候因為人的生長和經歷不同會造成許多我們各自認為理所當然的觀念和決策方式,而這時候就需要嘗試去站在對方角度理解溝通解決,並盡可能把對方拉到自己的陣營,嘗試讓自己理解他人也讓他人理解自己,讓兩方共同達成一致的協議並解決共同問題。
那麼今天就寫到這裡,下次見!
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